Fórmulas de Excel que te salvarán la vida.

Fórmulas de Excel que te salvarán la vida.

lunes, 22 de febrero de 2016

Fórmulas de Excel que te salvarán la vida. 

No importa a qué te dediques o la carrera que hayas estudiado, todos hemos necesitado alguna vez hacer una lista o un gráfico y no sabemos cómo. Terminamos haciendo un revoltijo con diferentes programas y nos tardamos mucho más de lo necesario. 


Cuando por fin nos atrevemos a abrir Excel, lo único que logramos es mirar directamente a la pantalla porque no sabemos ni por dónde empezar. 

 



Es un programa bastante confuso, sin embargo, es muy útil y necesario. 


Empecemos por definir algunos conceptos básicos que utilizaremos a lo largo de este post: 






Celda: 


Es la intersección de una fila y una columna. En ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Es decir, cada una de las cajitas que vemos en nuestro documento de Excel. 



 







Fila: 


Es el conjunto de celdas contenidas de forma horizontal que van desde la A hasta la IV. O sea, llegamos a la Z y se comienzan a parear las letras hasta llegar a la última combinación. 



 







Columna: 


Conjunto de celdas contenidas de forma vertical. 



 







Rango: 


Es un conjunto de celdas conjuntas con datos que pueden aplicarse en diferentes operaciones y fórmulas. 



 







Ahora sí, comencemos. 


Fórmulas básicas 



Empieza por seleccionar la celda donde quieres incluir la fórmula y escribe el símbolo igual (=) [shift + 0]. 











Fórmulas para sumar 





Método uno 


Selecciona la celda por la que quieres empezar a sumar, verás que aparecerá un valor (B2) en la caja donde iniciaste la fórmula. 











A continuación escribe el signo más (+) y selecciona las celdas que quieras sumar; recuerda colocar el signo de más entre cada valor. Verás que las celdas seleccionadas se colorean. 











Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que sumaste. 










Método dos 


Selecciona la celda donde quieres incluir la fórmula y escribe el símbolo igual (=). A continuación, escribe la función ‘SUMA’. 











Ahora, abre paréntesis y selecciona los valores que quieres sumar. 











Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que sumaste. 












Fórmulas para restar 






Los métodos para restar son muy similares a los de la suma, solamente tendrás que cambiar el símbolo de suma (+) por el de resta (-). 


Comienza por colocar el signo de igual (=) en la celda donde quieres iniciar la fórmula. 











Método uno 


Selecciona la celda del valor al que quieres restar, verás que aparecerá un valor (B3) en la caja donde iniciaste la fórmula. 











A continuación escribe el signo menos (-) y selecciona las celdas que quieras restar; recuerda colocar el signo de menos entre cada valor. Verás que las celdas seleccionadas se colorean. 










Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que restaste. 










Método dos 


Selecciona la celda donde quieres incluir la fórmula y escribe el símbolo igual (=) [shift + 0]. A continuación, escribe la función ‘SUMA’ (sí, ‘suma’, porque la función ‘resta’ no existe). 











Ahora, abre paréntesis y selecciona el valor al que quieres restar, separa por una coma y el al siguiente valor le debe anteceder el signo de resta (-). 











Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que restaste. 












Fórmulas para multiplicar 






Los métodos para multiplicar son muy similares a los de la suma y resta, solamente tendrás que cambiar el símbolo por el de multiplicación, en este caso, un asterisco (*). 


Comienza por colocar el signo de igual (=) en la celda donde quieres iniciar la fórmula. 











Método uno 


Selecciona la celda por la que quieres empezar a multiplicar, verás que aparecerá un valor (B3) en la caja donde iniciaste la fórmula. 











A continuación escribe el signo de asterisco (*) y selecciona las celdas que quieres multiplicar; recuerda colocar el signo entre cada valor. Verás que las celdas seleccionadas se colorean. 











Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que multiplicaste. 











Método dos 


Selecciona la celda donde quieres incluir la fórmula y escribe el símbolo igual (=). A continuación, escribe la función ‘PRODUCTO’. 










Ahora, abre paréntesis y selecciona los valores que quieres multiplicar. Puedes separarlos por comas o presionar la tecla ‘control’ al mismo tiempo que seleccionas los valores. 










Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que multiplicaste. 











Fórmulas para dividir 





Los métodos para dividir son muy similares a los de la multiplicación, solamente tendrás que cambiar el símbolo de asterisco (*) por el de diagonal (/). 


Comienza por colocar el signo de igual (=) en la celda donde quieres iniciar la fórmula. 











Selecciona la celda por la que quieres empezar a dividir, verás que aparecerá un valor (B3) en la caja donde iniciaste la fórmula. 










A continuación, escribe el signo de diagonal (/) y selecciona las celdas que quieres dividir. Verás que las celdas seleccionadas se colorean. 










Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que dividiste. 












Fórmula para sacar un promedio 




Selecciona la celda donde quieres incluir la fórmula y escribe el símbolo igual (=). 










A continuación, escribe la función ‘PROMEDIO’. 










Ahora, abre paréntesis y selecciona los valores que quieres promediar. Puedes separarlos por comas o selecciona el primer valor, presiona la tecla ‘shift’ y pincha el último valor de la lista. 










Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que promediaste. 











Filtros 


Los filtros funcionan para seleccionar determinada información y nos permite ver solamente esos datos. 



Primero, selecciona la celda desde la columna de los números. 










Ve al botón de ‘Datos’, que se encuentra en la parte superior y selecciona la opción ‘Filtro’. 










Ahí, puedes ordenar los datos por orden alfabético en orden ascendente (A-Z), o en orden descendente (Z-A). 


Lo mismo pasa con los números, puedes ordenarlos de menor a mayor, o de mayor a menor. 


Cada celda tiene una pestaña (nombre, edad, país), donde podrás seleccionar las casillas que quieres que se muestren. 










Gráficas 



Las gráficas nos ayudan a simplificar la información y apreciarla de manera sencilla a través de dibujos y signos. 



Primero, selecciona la información que quieres graficar, en este caso, nombre y edad. 










Ve al botón de ‘Gráficos’ (o insertar>gráficos). Ahí puedes elegir el tipo de gráfica, dependiendo de la información que quieras representar. 


Las más utilizadas son las de columnas, líneas y circulares; las barras nos funcionan cuando queremos comparar entre distintos elementos; las líneas se utilizan cuando queremos ver cambios a través del tiempo y la circular nos ayuda a distribuir la información. 










Tablas dinámicas 



Las tablas dinámicas nos sirven para agrupar la información; resumen datos, muestran patrones y tendencias. 


En este caso particular, nos permitiría observar, por ejemplo, las edades o países que se repiten. 



Primero, selecciona los datos con los que quieres trabajar. 










Ve al botón de ‘Datos’, en la parte superior de la página y pincha la opción ‘Tabla dinámica’ (o insertar>tabla dinámica). 


Ahí, podrás ordenar la información por filas y columnas, tú eliges como distribuir los datos. 


 







Este es un ejemplo de tabla dinámica, donde la edad está distribuida como columna, y los nombres a manera de fila. En ella podemos observar cuántas personas hay con la misma edad. 











Quizás al principio parezca un poco confuso y te cueste trabajo entenderlo, pero basta con repasar el post al mismo tiempo que sigues los pasos en un archivo de excel y verás que no es tan difícil como pensabas. 


Estas fórmulas y hacks son básicos para que tengas un buen manejo de tu información y mucho más organizada, además de facilitar tu vida de muchas maneras. 







Muchas gracias por tu visita.